Меню
Индекс

Общо описание на системата

Информационната система обслужва работата на склада и сервиза с клиентите и доставчиците, както и вътрешнофирмената отчетност на тези звена. Основните функции на системата са, както следва:
 
Работа с клиентите
отваряне, обработка и приключване на клиентски поръчки
фактуриране на приключените поръчки
поддръжка на данните за клиента
Работа с доставчици
оформяне на поръчки за доставка
завеждане на доставените части и свързването им с поръчките за доставка
отчитане на задълженията към доставчиците
Вътрешнофирмена отчетност
отчитане на извършения труд в сервизите
отчитане на наличностите и движенията на материалните запаси
Инвентаризация на материалните запаси
Допълнителни функции
Настройки на системата – подръжка на определен набор от номенклатури и параметри на системата : ценоразписи, каталози на труда, контрагенти, автомобили, обекти във системата, служители, отстъпки, валутни курсове и т.н.
 
Структурно системата е разделена на следните 4 части:
Склад
 
Обслужва отчетността на материалните запаси. Включени са следните функции
Наблюдение склад – дава всички данни за материалните запаси – наличности, цени, движения и т.н.
Ценоразпис – дава възможност за преглед на ценоразписи от доставчици
Пакети – Дава възможност за дефиниране на съвкупност от операции (стоки и труд) под един общ номенклатурен номер. Например “Смяна на масло”, включваща масло, филтър и труда за смяната им.
Инвентаризация – Генериране на инвентаризационни списъци, въвеждане и обработка на данните от инвентаризацията.
Завеждане на стоки – завеждане в склада на получените материални запаси.
Вътрешни операции – Прехвърляне на материални запаси вътре в склада или между два склада.
Картони на служителите – Отчитане на получените от служителите материали и влагането им по клиентски поръчки.
Поръчки за доставка – генериране и оформяне на поръчки за доставка.
Разчети с доставчици – дава възможност за следене на задълженията към доставчиците.
Наличности при доставчици – преглед на наличностите в складовете на доставчици или партньори на фирмата.
Поръчки от Интернет – осъществява връзка с външен модул за получаване на поръчки от клиенти през Интернет
Преглед на изписването – преглед на хронологична информация за изписаните от склада стоки
 
Изписването на стоките е свързано с обслужването на клиентите и затова се включва към функциите на сервиза.
 
 
Сервиз
 
Обслужва работата с клиентите и отчитането на вложения труд. Включени са следните функции:
Откриване на поръчка – отваряне на нова клиентска поръчка.
Работа с поръчка – основната функция на системата. Въвеждат се и се обработват операции по клиентските поръчки. Приключване на поръчките.
Записване за ремонт – планиране на посещенията на клиентите
Работа за извършване – разпределяне на работите по приетите автомобили по отделни монтьори
Щемпеловане на времето – отчитане на действително изразходваното време за извършване на ремонтните дейности
Фактуриране – Издаване на фактури по приключени поръчки
Плащания фактури – отчитане на вземанията от клиентите
Описи SmartClaim – връзка с външна система използвана от застрахователите при извършване на ремонти с възлагателни писма
Данни за сервизните дейности – Дефиниране на номенклатура на сервизните операции за отчитане на вложения труд.
Видове сервизни операции – Дефиниране на типове сервизни операции, носещи определена цена и група за отстъпки
Задаване нормовремена – дефиниране на нормовремена за сервизните операции по типове автомобили
Модели и труд – преглед на дефинираните типове автомобили и справки за нормовремената по дадения модел
Акции – Задаване на дейности (акции), които трябва да бъдат извършени на определени автомобили. При отваряне на поръчки за съответните автомобили тези акции автоматично се включват в поръчката.
 
Автомобили
 
Обслужва дейността по офериране на нови автомобили и следене на поръчките, доставката и продажбата им. Включени са следните функции:
Поръчки автомобили - следене на поръчките, доставката и продажбата на автомобилите.
Оферти автомобили – създаване на оферти за нови автомобили с избор на модел и модификация и конфигуриране на допълнителното оборудване.
 
Настройка
 
Служи за въвеждане на номенклатури и параметри на системата. Включени са следните функции:
Контрагенти – Данни за клиентите и доставчиците.
Автомобили – Данни за обслужваните автомобили, както и история на извършените ремонти
Контрагенти допълнителни – Клиентски карти – дефиниране на връзки между клиенти/автомобили и магнитни карти на клиентите; Абонаментни планове – дефиниране на автомобили с договори за обслужване; Клиентски списъци – изготвяне на списъци от клиенти за изпращане на писма; Договори ремонти – дефиниране на условия за калкулиране на ремонтите по сключени договори със застрахователи.
Общи данни – въвеждане на общи данни за потребителя – активни обекти и директории за импорт/експорт на данни.
Принтери – Определяне на кои принтери да се отпечатват документите и извеждат справките
Обекти – Обекта е основна единица от фирмата за която се отчита извършената дейност. Съществуват три вида обекти – склад, сервиз и каса.
Складовете съхраняват материалните запаси. В склада се завеждат части, генерират се поръчки за доставка и се изписват части по поръчка на даден сервиз.
Сервизът е звеното обслужващо клиентите, независимо дали това се състои само в продажба на части или включва и влагане на труд. От сервиза се открива клиентска поръчка, извършват се операции (влага се труд) и се приключват поръчките. Гише за продажба на части също се разглежда като сервиз, тъй като осъществява контакт с клиента, независимо че не влага труд, а само продава части.
Каса – от касите се фактурират приключените клиентски поръчки.
Данни за фирмата – Въвеждане на данните на фирмата използваща системата.
Банкови сметки
Служители – данни за служителите на фирмата.
Права за достъп – Определяне на правата за достъп до менютата и функциите на системата за потребителите и групите от потребители.
Пакети - Дава възможност за дефиниране на съвкупност от операции (стоки и труд) под един общ номенклатурен номер. Например “Смяна на масло”, включваща масло, филтър и труда за смяната им.
Направления поръчки (сплитове) – Опеределя вида на клиентската поръчка – дали е продажба на краен клиент, на служител, дали е гаранционен ремонт, за вътрешнофирмени нужди и т.н.
Диапазони – Задават се диапазони от номера за различните документи (клиентски поръчки, сметки, фактури) и за клиентските номера
Отстъпки и надбавки – Дефиниране на отстъпките давани на клиентите, и надбавките при определяне на продажните цени.
Валутни курсове – Въвеждане на курсовете за всяка дата, валута и вид курс.
Системни константи – Параметри на системата (валути, клиентски групи, ценови групи и т.н.)
Справки – Дефиниране на справки, генерирани от системата.
Текстови форми – дефиниране на документи, които се извеждат като текст на матрични принтери
Дървовидни структури – дефиниране на структури за класификация на стоките и сервизните операции
Функции - Импорт данни – Модул за зареждане на данни от текстови файлове в таблиците на системата; Системни функции – архивиране и възстановяване от архив; приключване на месец; администриране система за поръчване от клиенти през Интернет и на система SmartClaims.
 
Справки
 
Служи за извеждане на справки от системата. Включва предварително дефинирани справки, както и функцията общи справки, от която може да се извеждат справки от всяка таблица на системата (след дефиниране в Настройки/Справки).